Datenschutzerklärung

Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Art. 13 DSGVO.

1. Verantwortlicher

[Firmenname, Anschrift, E-Mail – identisch mit dem Impressum.]

2. Welche Daten wir verarbeiten

a) Konto- und Firmendaten

Bei der Registrierung und Nutzung speichern wir: E-Mail-Adresse, Firmenname, Anschrift, Kontaktadresse sowie ein verschlüsseltes (gehashtes) Passwort. Das Passwort selbst wird zu keinem Zeitpunkt im Klartext gespeichert.

b) Maschinen- und Dokumentendaten

Zu jeder Maschine speichern wir die eingegebenen Stammdaten (Bezeichnung, Typ, Serien-Nr., Baujahr, Datum des Inverkehrbringens, Kontaktadresse) sowie die hochgeladenen PDF-Dokumente (z. B. Betriebsanleitung, Konformitätserklärung, Risikobeurteilung). Diese können personenbezogene Daten enthalten, soweit der Nutzer sie einstellt.

c) Protokolldaten

Zugriffe über einen Behörden-Zugangslink werden mit Zeitpunkt und aufgerufenem Dokument protokolliert (Nachweis der Bereitstellung gegenüber der Marktüberwachung).

d) Server-Logdaten

[Falls der Hosting-Server Zugriffs-Logs mit IP-Adressen führt, hier beschreiben: Umfang, Zweck (Betriebssicherheit), Speicherdauer. Vom Hoster/Anwalt klären.]

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung des Dienstes und Vertragserfüllung – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten aus der EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 – Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit des Betriebs (z. B. Schutz vor unbefugten Anmeldeversuchen) – Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Prüfen lassen: exakte Zuordnung der Rechtsgrundlagen zu jeder Verarbeitung durch den Anwalt.

4. Cookies

Wir setzen ein einziges, technisch notwendiges Cookie zur Anmeldung („Session-Cookie"). Es enthält nur eine zufällige Sitzungsnummer, keine persönlichen Daten, und ist für den Betrieb erforderlich (keine Einwilligung nach § 25 Abs. 2 TDDDG nötig). Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

a) Hosting

[Hosting-Anbieter, z. B. Hetzner Online GmbH, Deutschland.]

Die Anwendung und die hochgeladenen Dokumente liegen auf Servern [in Deutschland/EU – bestätigen]. Mit dem Hoster ist ein Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.

Offen: AV-Vertrag mit dem Hoster abschließen.

b) Anhang-III-Check der Betriebsanleitung

Der Vollständigkeits-Check der Betriebsanleitung gegen die Pflichtinhalte des Anhangs III läuft vollständig auf dem eigenen Server: Der Text der PDF wird dort ausgelesen und mit einer festen Stichwortliste abgeglichen. Dabei findet keine Übermittlung an Dritte und keine Übermittlung in ein Drittland (z. B. die USA) statt. Es kommt kein externer KI-Dienst zum Einsatz; die Anleitung verlässt den Server nicht.

c) Mailversand

[Falls ein E-Mail-Versanddienst für Passwort-Rücksetz-Mails genutzt wird: Anbieter benennen, AV-Vertrag, Speicherort.]

6. Speicherdauer

Dokumente und Maschinendaten werden für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht der Maschinenverordnung vorgehalten — das sind 10 Jahre ab dem Inverkehrbringen der jeweiligen Maschine. Konto- und Firmendaten werden bis zur Löschung des Kontos bzw. bis zum Ablauf dieser Pflichten gespeichert.

Prüfen lassen: Wechselwirkung zwischen Löschwunsch des Nutzers und der 10-Jahres-Aufbewahrungspflicht sauber darstellen.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77).

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an [Kontakt-E-Mail].

8. Zuständige Aufsichtsbehörde

[Zuständige Landesdatenschutzbehörde nach Firmensitz eintragen.]

Stand: [Datum der letzten Aktualisierung].